In questo articolo voglio darti alcuni consigli pratici su come pianificare un evento
La pianificazione di qualsiasi tipo di evento richiede organizzazione e creatività. Che si tratti di un compleanno, un anniversario, un evento di beneficenza o del lancio di un prodotto per un’azienda esistono alcune regole base che vanno sempre seguite.
Il focus dell’evento
Il punto focale dell’evento è l’obiettivo che esso deve raggiungere, dal focus partiremo per implementare le diverse parti che andranno a comporre l’evento globale.
Budget
Il budget iniziale è quello da cui partire per poter capire in che direzione andare. Una volta trovati i diversi fornitori il budget andrà ricalcolato in modo più preciso. fai quindi in modo che il budget iniziale sia un range di spesa più che una cifra precisa. Nel corso dell’organizzazione sarà infatti facile avere delle variazioni: ad esempio potranno esserci dei costi da aggiungere per nuovi servizi o si potranno presentare anche occasioni i risparmio.
Date e timeline
Per l’organizzazione di un evento avrai bisogno di una timeline precisa: ogni compito dovrà essere svolto entro una determinata tempistica. Appuntamenti, ordini, e inviti e cc dovranno comparire nel tuo calendario organizzativo.
Ricerca
Trova immagini e ispirazioni per la mood board dell’evento. Si tratta di un passaggio fondamentale per realizzare il tuo progetto. Una volta che tutte le immagini saranno al loro posto il tuo evento prenderà forma.
Location
Ogni evento ha bisogno di una location specifica. La scelta della location implica valutazioni di comodità e semplicità di accesso, spazi sufficienti per il numero di ospiti e vari a seconda dei diversi momenti dell’evento.
Decorazione
Come presenterai il tema che ti è stato richiesto dai clienti? La decorazione è vitale per arricchire la location scelta, ma ricorda che alle volte “less is more”!
Musica e intrattenimenti
Spesso musica e intrattenimenti vari fanno parte di un evento, dovrai assicurarti che dal punto di vista tecnico i tuoi progetti siano realizzabili e verificare quali sono le attrezzature necessariev
Catering
Per prima cosa, in base al tipo di evento, occorre di individuare se verrà allestito un buffet o se i pasti verranno serviti a tavola. Dovrai conoscere il numero dei camerieri che saranno presenti, informarti sulle possibili allergie ed intolleranze degli ospiti e tenere sotto controllo le tempistiche in base ai diversi momenti dell’evento. Assicurati inoltre che le bevande siano sempre disponibili.
Scelta dei fornitori
Il consiglio è quello di utilizzare una squadra di fornitori che conosci e di cui ti fidi. Se i fornitori con cui devi relazionarti sono nuovi richiedi foto ed esempi dei loro lavori precedenti e testa in prima persona tutto ciò che puoi. La comunicazione chiara è importantissima con i fornitori, evita fraintendimenti e parla sempre chiaro. Ogni accordo e comunicazione va sempre fatto in forma scritta, evita whatsapp e usa la mail!
Staff
Per la realizzazione dell’evento avrai bisogno di uno staff fidato che possa aiutarti. Delegare alcuni compiti è essenziale per la buona riuscita del progetto.
I meeting con i clienti
Il meeting iniziale con i clienti è importante per fissare insieme gli obiettivi e conoscere a fondo la loro visone dell’evento. Gli incontri successivi sono altrettanto importanti per capire se stiamo procedendo nella giusta direzione organizzativa.
Il giorno dell’evento
Verifica che tutti i soggetti che lavorano all’evento arrivino in anticipo e occupati di riunirli per un breve briefing introduttivo. Cerca di prevedere i possibili problemi della giornata in fase di progettazione in modo da avre già una soluzione e se capitano degli imprevisti affrontali in modo pratico e con fermezza. Anche in questo caso il tuo staff sarà prezioso!
Dopo l’evento
Ricorda di ringraziare fornitori e staff che ti ha affiancata nell’organizzazione. Assicurati che i fornitori siano stati pagati correttamente.
Usa i punti che ti ho elencato come una vera e propria traccia organizzativa per l’evento, ti sarà utile! 😉
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